Konferenčni klic: Nasveti o pripravi, stroških, moderiranju

Vsebina

• Kaj je konferenčni klic?
• Kako deluje konferenčni klic?
• Ponudnik konferenčnih klicev
• Različni modeli oblikovanja cen za konferenčne klice
• Kaj v resnici stane konferenčni klic?
• Kaj potrebujete za konferenčni klic?
• Tipične težave s konferenčnimi klici
• Kako se izogniti napakam pri telekomunikacijah?
• Naloge in funkcije moderatorja
• Kako deluje konferenčni klic z mobilnim telefonom?

Konferenčni klic je odlično orodje za enostavno, hitro in poceni razpravo o poklicnih zadevah z več kot dvema osebama - najsi gre za projekte ali predstavitve. Za to niso potrebni preveliki tehnični napori. Za sodoben "Telco" zadostuje preprost telefon ali mobilni telefon. Vendar obstaja nekaj pomembnih pravil za konferenčne klice, na katere morate biti pozorni že prej. Naši kontrolni seznami vam pokažejo, kateri ...

Kaj je konferenčni klic?

Telefonske konference ali tako imenovani konferenčni klici so sestanki, na katerih lahko samo slišite, ne vidite pa se. Izraz telefonska konferenca - znan tudi pod kratico Telko ali TK - se običajno uporablja za telefonske klice z več kot dvema udeležencema. S tremi do štirimi udeleženci eden govori o trosmerni konferenci ali štirismerni konferenci. Vse, kar presega to glede udeležencev, je le telekomunikacija. Poleg tega se na telefonskih konferencah razlikujejo glede na vrsto povezave:

• Postopek klicanja
  Udeleženci pokličejo konferenco samostojno - opremljeni z ustreznimi dostopnimi podatki - in se morajo overiti s kodo PIN.
• Postopek klicanja
  Udeležence pokliče operater ponudnika telekomunikacijskih storitev ali organizator in konferenca je "prevzeta". Čeprav je postopek bolj priročen, je organizator tudi dražji, saj krije tudi vse pristojbine za priključitev.

Kako deluje konferenčni klic?

Konferenčni klic je mogoče hitro vzpostaviti in izvesti. Medtem je na internetu veliko - v nekaterih primerih brezplačnih - ponudnikov storitev Telco (več o tem v naslednjem poglavju). Ni nujno, da so izpolnjeni veliki predpogoji.

Sodoben telefonski sistem ni potreben. Za tele sestanek je potreben preprost telefon ali mobilni telefon. Če želite torej začeti konferenčni klic s tremi ali več udeleženci, potrebujete le tri preproste korake:

• Registrirajte konferenčni klic
  Če želite začeti konferenčni klic, morate konferenčni klic registrirati pri izbranem ponudniku. Ta registracija je običajno potrebna le enkrat in je običajno že možna na spletnem mestu ponudnika telekomunikacij. Za to običajno potrebujete samo ime in e-poštni naslov (brezplačni ponudniki jih lahko uporabljajo komercialno) - ali naslov za izstavitev računa (za plačljive ponudnike telekomunikacij).
• Sporočite dostopne podatke
  Običajno vam bodo dodelili tako imenovano konferenčno sobo. Vsi udeleženci lahko pozneje pokličejo v to virtualno sobo. V ta namen ima konferenčna klicna soba dvodelni podatkovni ključ - telefonsko številko (klicna številka) in konferenčno kodo PIN (klicna koda, klicna koda PIN ali konferenčna koda PIN). S podatki lahko vsak pokliče od koder koli s svojim telefonom, iPhoneom ali drugim pametnim telefonom.
• Začnite konferenčni klic
  Če imajo vsi udeleženci številko in PIN, lahko začnete. Dogovorite se za čas, pokličite in začnite konferenčni klic. Običajno za vstop v sobo potrebujeta vsaj dva udeleženca. Nekateri ponudniki telekomunikacij imajo tako imenovanega vodjo konference - večinoma iz varnostnih razlogov. Ima svoj PIN voditelja konference in je nato tudi tisti, ki omogoči konferenčni klic vsem. Do takrat ostali udeleženci pogosto poslušajo samo glasbo na čakanju.

Ponudnik konferenčnih klicev

Klic iz domačega ali službenega telefona vas poveže samo z drugo osebo. Za konferenčni klic z več kot dvema udeležencema morate zato uporabiti določenega ponudnika ali programsko opremo.

Katerega boste izbrali, je po eni strani odvisno od vaših pričakovanj ali zahtev ponudnika - po drugi strani pa seveda od cene ponudbe. Predstavljamo vam različne ponudnike, s katerimi lahko opravite konferenčni klic:

• Nemški konferenčni klic
  Ponudnik deutsche-telefonkonferenz.de oglašuje s "100% brezplačnim konferenčnim klicem". Torej vam ni treba plačati nobenih dodatnih stroškov, plačati morate le stacionarni klic. Po registraciji boste podatke o dostopu prejeli po e-pošti in lahko začnete takoj. Število udeležencev in trajanje konference sta neomejena.
• SmartConference
  Ali uporabljate veliko konferenčnih klicev, za redne sestanke, za sestanke s strankami ali za delo v skupini? Nato lahko sklenete mesečno naročnino za 9,90 pri ponudniku SmartConference. Po tej fiksni ceni se lahko Telko pridruži do 5 udeležencev. Za večje skupine veljajo dražje tarife za do 25 udeležencev.
• Whatsapp
  Možna so ne le kratka sporočila, temveč tudi telefonske konference prek Whatsappa. V aplikaciji lahko preprosto ustvarite skupinski klic in dodate do sedem stikov. Preprosto, hitro in brezplačno. Idealno za zasebne uporabnike, vendar za nekatera podjetja ta različica ni dovolj profesionalna. Poleg tega morate biti seveda povezani z vsemi udeleženci prek Whatsappa.
• Skype
  Microsoftova storitev Skype ponuja tudi funkcijo za skupinske klice. Če želite to narediti, morate dodati želene udeležence v skupino s pomočjo stikov ali iskanja. Ko je to ustvarjeno, lahko začnete skupinski klic. Če vsi udeleženci uporabljajo programsko opremo Skype, je ta vrsta konferenčnega klica brezplačna.
• Poslovna konferenca Telekoma
  Deutsche Telekom ponuja svojo lastno telefonsko konferenčno storitev, ki omogoča preprosto telefonsko in spletno konferenco. Poleg pogovora lahko dokumente delite tudi ali prikažete predstavitve. Stroški, ki se zaračunajo glede na uporabo, znašajo približno 10 centov na minuto na udeleženca. 30-minutni konferenčni klic s petimi udeleženci bi stal približno 15 evrov. Obstajajo pa tudi pavšalni modeli za različno število udeležencev.
• Meebl
  Meeble oglašuje več točk: brezplačno, brez registracije, brez oglaševanja in neželene pošte. Vse, kar morate storiti, je, da vnesete svoj e-poštni naslov in prikazano kodo - soba za konferenčni klic je nastavljena in jo lahko uporabljate. Prejeli boste brezplačne klicne številke iz Nemčije, Avstrije in Švice. Če želite storitev podpreti, lahko prostovoljno izberete plačljivo številko.

Drugi (delno plačljivi) ponudniki po abecednem vrstnem redu brez ocene: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, TeleMoneferenference, Telefone Conferenz.de, TeleMonefonferenz.de, Telefone Conference, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conference VoiceMeeting, Woopla.

Različni modeli oblikovanja cen za konferenčne klice

Kljub veliki izbiri različnih ponudnikov lahko modele oblikovanja cen razdelimo v samo dve kategoriji. Pri izbiri ustrezne rešitve lahko izbirate med temi (in povezanim ponudnikom):

• Obračun glede na uporabo
  Tu se plača na minuto in na udeleženca. Ponudniki natančno izmerijo, koliko udeležencev je bilo poklicanih v konferenčni klic in za koliko časa. Pomnoženo z omenjeno tarifo to povzroči znesek računa.
• Pavšal z naročnino
  Fiksna cena, ki jo v konferenčnih klicih porabite tako pogosto in tako dolgo, kot želite. Višina cene naročnine temelji na številu udeležencev. Približno 10 evrov na mesec za klice z do 7 uporabniki.

Najbolje je, da ugotovite, katera možnost se vam splača. Pogoste telefonske konference z dolgim ​​trajanjem in številni udeleženci so v prvi različici bistveno dražji. Po drugi strani pa, če vas le redko povabim na telko v majhnih skupinah, morda s pavšalno plačate preveč.

Kaj v resnici stane konferenčni klic?

Mnogi ponudniki oglašujejo, da so njihovi konferenčni klici brezplačni - ob natančnejšem pregledu to pogosto ni povsem res: bodisi obstajajo omejitve glede števila udeležencev bodisi je prvi korak - prijava - brezplačen. Tudi če pogodbenih obveznosti ali mesečnih stroškov ni, so čas pogovora med konferenčnim klicem običajno nizki na minuto.

Kateri stroški nastanejo, je odvisno tudi od tega, od kod ustrezni naročniki pokličejo pot v omrežje. Vsak udeleženec praviloma plača stroške priključitve na nemško stacionarno omrežje. Ti so odvisni od zadevnega telefonskega ponudnika: če imate pavšalno tarifo v nemškem stacionarnem omrežju, vam ne bo treba plačati nobene posebne pristojbine;

Možni pa so tudi udeleženci iz tujine, ki nimajo posebnih pogojev za nemško stacionarno omrežje. Glede na ponudnika obstaja možnost, da vodja konference prevzame pristojbine za telefonsko konferenco za vsakogar. V takih primerih se nato sklene ustrezna naročnina.

Kaj potrebujete za konferenčni klic?

Preden izberete pravega ponudnika konferenčnih klicev, se nekaj formalno zamislite o samem konferenčnem klicu. Ta merila vplivajo na izbiro ponudnika in s tem na stroške konferenčnega klica:

• Število udeležencev: Koliko udeležencev sodeluje v telekomunikacijah?
• Izvor: Ali pokličejo klicatelji iz tujine?
• Stroški: Kdo plača kakršne koli pristojbine za konferenčne klice?
• Dodatne funkcije: Ali potrebujete storitve, kot je spletni nadzor (za vzporedne predstavitve) ali snemanje?

Standardizirani konferenčni klici in ponudniki praviloma zadostujejo za največ deset udeležencev. Kljub temu bodite še posebej pozorni na mednarodnost klicateljev in omejitev števila udeležencev, sicer lahko hitro postane draga.

Tipične težave s konferenčnimi klici

Kljub preprosti tehnologiji lahko s konferenčnim klicem gre kaj narobe. Pogoste težave vključujejo:

• Težave pri klicanju
  V konferenčnih klicih je pogosto vsaj ena oseba, ki ne uspe poklicati - bodisi zato, ker so podatki o dostopu napačni (ali so bili napačno zapisani) bodisi ker je uporabljena programska oprema (na primer s Skypeom) zastarela.
• povezavo
  Nihče ne more ničesar storiti, vendar je moteče, če udeleženci večkrat odletijo iz konferenčnega klica in morajo znova poklicati zaradi slabe (radijske) povezave, na primer.
• Hrup v ozadju
  Če udeleženci poslušajo glasbo v ozadju, je okno odprto ali pa so udeleženci preprosto pozabili pritisniti gumb za izklop zvoka, medtem ko se pogovarjajo z drugo osebo v pisarni, je nadvse moteče.
• Govorna disciplina
  Ker se nihče ne vidi, ni neverbalne komunikacije, ki na primer nakazuje, kdo bo imel besedo naslednji. Učinek: Težko je uskladiti, kdo govori. Ali vsi odgovorijo na vprašanje hkrati ali nobeno.

Kako se izogniti napakam pri telekomunikacijah?

Spodaj vam ponujamo tudi dokument PDF, ki ga lahko brezplačno prenesete in vsebuje veliko nasvetov za pripravo in izvedbo telefonskih konferenc. Tako se boste izognili nadležnim nezgodam in prispevali k uspehu konferenčnega klica.

Prenesite, da se izognete napakam

Naloge in funkcije moderatorja

Kot moderator imate med konferenco posebno vlogo. Vpeljejo red za pogovor. Odgovorni ste za naslednje naloge:

• odpiranje
  Pozdravite vse prisotne. Pojasnjujejo, zakaj telekomunikacija poteka in za kaj bo šlo v nadaljnjem tečaju.
• predstavitev udeležencev
  Če ne gre za redni konferenčni klic ali če so novi udeleženci, morate vse predstaviti med seboj, da ustvarite prijetno vzdušje za razpravo.
• usklajevanje
  Vaša glavna naloga je usklajevanje posameznih govorov in usmerjanje razprave. Najlažje je dati (in umakniti) besedo udeležencem.
• čas
  Pazite na uro, da čas konferenčnega klica ne bo prekoračen. Poskrbite, da bo dnevni red tudi izdelan.
• Povzetek
  Moderator zapre konferenčni klic. Na koncu bi morali povzeti rezultate, opisati naslednje korake in navesti, kdaj bo naslednje srečanje.

Kako deluje konferenčni klic z mobilnim telefonom?

Načeloma konferenčni klici z mobilnim telefonom ali iPhoneom ne delujejo drugače kot drugi. Predvsem morate poskrbeti, da ima vaš mobilni telefon dovolj življenjske dobe baterije - daljši klici na pametnem telefonu so pogosto naravnost žrtev energije. Prav tako morate vnaprej zagotoviti, da pogodba o vašem mobilnem telefonu vključuje pavšal za fiksno omrežje. To je edini način, da vam konferenčni klic ostane zares brezplačen.

Med konferenčnim klicem z mobilnim telefonom Priporočljive so zlasti aplikacije, kot je storitev za sporočanje Whatsapp. Tako uporabniki iPhona kot lastniki pametnih telefonov Android lahko prav tako brez dodatnih aplikacij, saj njihov mobilni telefon običajno že vključuje to funkcijo. Načelo je enako: najprej morate poklicati nekoga, ki mora sprejeti vaš klic, da boste lahko dodali nadaljnje udeležence prek telefonskega simbola z znakom plus. Upoštevajte: vsi udeleženci morajo biti shranjeni v svojih mobilnih telefonih. Poleg tega se konferenčni klic prekine v trenutku, ko prekinete.